Automatisierte Dokumentenverteilung nach Ihren Regeln
Der Dokumentenrouter folgt Ihren definierten Verteilungsregeln: Digital zuerst, postalisch wenn nötig. Vollautomatisch, fehlerfrei, kosteneffizient.
Das Problem
Manuelle Dokumentenverteilung
bindet Ressourcen und kostet Geld
In vielen Unternehmen entsteht die Dokumentenerstellung längst digital – in DMS-Systemen, ERP-Archiven oder Fachanwendungen. Doch der letzte Schritt, die Verteilung an Kunden, Partner oder Mitarbeiter, erfolgt oft noch manuell.
Mitarbeiter laden Dokumente herunter, entscheiden über den Versandweg und versenden sie – per E-Mail, über Portale oder auf dem Postweg. Dieser manuelle Prozess bindet täglich Arbeitszeit und verursacht bei jedem physischen Versand zusätzliche Kosten.
Die Folge: Fehleranfälligkeit, Ineffizienz und unnötige Ausgaben.
Manuelle Dokumentenverteilung
Dokumente liegen im DMS bereit, müssen aber manuell an den richtigen Empfänger weitergeleitet werden – ob per Portal, E-Mail oder Post. Ein repetitiver Prozess, der wertvolle Arbeitszeit bindet.
Hohe Kosten beim Postversand
Briefe drucken, kuvertieren, frankieren, versenden – bei hunderten oder tausenden Dokumenten pro Monat summiert sich der Aufwand erheblich. Jeder manuell versendete Brief kostet Sie Zeit und Geld.
Fehler & Verzögerungen
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig: Falsche Zustellwege, vergessene Dokumente oder Verzögerungen kosten nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen bei Empfängern.
Die Lösung
Der Dokumentenrouter:
Intelligente Automatisierung nach Ihren Regeln
Der Dokumentenrouter verbindet Ihr bestehendes Dokumentenmanagement-System (DMS) vollautomatisch mit allen relevanten Distributionskanälen.
Sie definieren einmal die Verteilungsregeln – nach Dokumenttyp, Empfänger, Mandant oder beliebigen anderen Kriterien. Der Router folgt diesen Regeln konsequent und fehlerfrei.
Das Ergebnis: Vollständig automatisierte Dokumentenverteilung – ohne manuelle Eingriffe, ohne Fehler, ohne Umwege.
- Digital zuerst: Dokumente gehen bevorzugt ins Kundenportal (z.B. Casavi)
- Intelligenter Fallback: Für Empfänger ohne digitalen Zugang erfolgt der Versand automatisch postalisch
- Flexible Kombinationen: Bei Bedarf können Dokumente gleichzeitig digital und postalisch versendet werden
Messbare Kostenersparnis durch digitale Zustellung
Jedes Dokument, das digital statt postalisch versendet wird, spart kalkulatorisch ca. 2 € – durch Wegfall von Druck, Material, Arbeitszeit und Porto.
1.000 Dokumente/Monat
| Monatliches Volumen | Monatliche Ersparnis | Jährliche Ersparnis | ROI-Zeitraum |
|---|---|---|---|
| 1.000 Dokumente | 2.000 € | 24.000 € | 3-4 Monate |
| 5.000 Dokumente | 10.000 € | 120.000 € | 2-3 Monate |
| 10.000 Dokumente | 20.000 € | 240.000 € | 1-2 Monate |
Funktionsweise
Zwei intelligente Versandwege,
flexibel kombinierbar
Digitale Zustellung ins Kundenportal
Für Empfänger mit aktiviertem digitalem Zugang werden Dokumente direkt ins entsprechende Kundenportal hochgeladen. Dies ist der bevorzugte Weg für maximale Effizienz.
Beispiel: Integration mit Casavi für Immobilienunternehmen. Weitere Kundenportale sind auf Anfrage integrierbar.
Automatischer Postversand als Fallback
Für Empfänger ohne digitalen Zugang oder ohne entsprechende Zustimmung erfolgt der Versand automatisch postalisch. Der Prozess ist vollständig automatisiert – Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung erfolgen ohne manuellen Aufwand.
Integration: OnlineBrief24 (produktiv verfügbar) ermöglicht den vollautomatischen Hybridbrief-Versand.
Intelligente Kombination
Die Routing-Logik ist frei konfigurierbar. Bestimmte Dokumente können gleichzeitig digital zugestellt und postalisch versendet werden – beispielsweise bei rechtlich relevanten Schreiben, wo eine Zustellungsbestätigung erforderlich ist.
Integrationen
Nahtlose Integration –
Ihre Systemlandschaft bleibt unverändert
Der Dokumentenrouter verbindet sich direkt mit führenden DMS-Systemen. Keine Umstellung bestehender Prozesse, keine Ausfallzeiten, keine Risiken.
Unterstützte Quellsysteme
| Typ | System | Status |
|---|---|---|
| DMS | DocuWare | Produktiv |
| DMS | ELO | Produktiv |
| DMS | d.velop | Produktiv |
| Weitere DMS | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
Unterstützte Zielsysteme
| Kanal | System | Status |
|---|---|---|
| Kundenportal | Casavi | Produktiv |
| Hybridpost | OnlineBrief24 | Produktiv |
| Weitere Portale | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
| Weitere Briefdienste | E-Post u.a. | Auf Anfrage |
Für Unternehmen mit hohem Dokumentenversandvolumen
Der Dokumentenrouter ist ideal für Organisationen, die täglich eine hohe Anzahl von Dokumenten an Kunden, Partner oder Mitarbeiter versenden und dabei Effizienz und Kostenkontrolle optimieren möchten.
Immobilienwirtschaft
Betriebskostenabrechnungen, Mietverträge, Informationsschreiben
Versicherungen
Policen, Leistungsabrechnungen, Korrespondenz
Versorger & Telekommunikation
Rechnungen, Vertragsunterlagen, Tarifinformationen
Banken & Finanzdienstleister
Kontoauszüge, Wertpapierinformationen, Kreditunterlagen
Öffentliche Verwaltung
Bescheide, Mitteilungen, amtliche Korrespondenz
Weitere Branchen
Alle Unternehmen mit hohem Postausgangsvolumen
Was der Dokumentenrouter für Sie leistet
Vollständige Automatisierung
Keine manuellen Schritte mehr – von der Dokumentenerstellung bis zur Zustellung
Regelbasierte Intelligenz
Der Router folgt Ihren definierten Verteilungsregeln konsequent und fehlerfrei
Digital first, postalisch smart
Bevorzugte digitale Zustellung mit automatischem Fallback
Kosteneffizienz
Messbare Einsparungen durch digitale Zustellung (ca. 2 € pro Dokument)
Nahtlose Integration
Keine Systemwechsel, keine Umstellung bestehender Prozesse
Skalierbarkeit
Funktioniert zuverlässig bei 1.000 oder 100.000 Dokumenten pro Monat
Kostenvergleich
Jedes Dokument spart Geld –
egal über welchen Kanal.
Ein manuell versendeter Brief kostet Ihr Unternehmen kalkulatorisch rund 2,75 € netto (Druck, Kuvertierung, Porto, Arbeitszeit). Der Dokumentenrouter reduziert diese Kosten erheblich – bei beiden Zustellwegen.
pro Brief (netto)
Druck, Kuvertierung, Porto, anteilige Arbeitszeit
pro Brief (netto)
Ersparnis: ca. 2,00 € pro Brief
pro Dokument (netto)
Ersparnis: ca. 2,75 € pro Dokument
FAQ
Häufig gestellte
Fragen
Wie lange dauert die Implementierung? +
Typischerweise 2-4 Wochen. Ihre bestehenden Systeme bleiben unverändert, die Integration erfolgt im Hintergrund.
Was passiert, wenn ein Empfänger keinen digitalen Zugang hat? +
Der Router erkennt dies automatisch und versendet das Dokument postalisch. Dies erfolgt vollautomatisch ohne manuellen Eingriff.
Welche DMS-Systeme werden unterstützt? +
DocuWare, ELO und d.velop sind produktiv verfügbar. Weitere Systeme können auf Anfrage integriert werden.
Wie sicher ist die Lösung? +
Vollständig verschlüsselt, DSGVO-konform und zertifiziert. Alle Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards behandelt.
Wie wird die Lösung abgerechnet? +
Flexible Modelle je nach Dokumentenvolumen. Die Investition amortisiert sich in der Regel innerhalb von 2-3 Monaten durch die Kostenersparnis.
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